Nội dung chính:
- I. Các trường hợp phải xuất hóa đơn
- II. Các trường hợp không xuất hóa đơn
- III. Thời gian, thời điểm xuất hóa đơn
I. Các trường hợp phải xuất hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu nhận được. Đây là chứng từ thể hiện mối quan hệ mua bán, trao đổi giữa người mua và người bán.
1. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dùng để:
- Xác định nghĩa vụ thuế của người bán
- Là chứng từ kế toán cho người mua
- Là căn cứ pháp lý trong giao dịch thương mại
2. Có mấy loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử (E-invoice) – hiện đang được áp dụng phổ biến nhất
- Được lập, ký số và gửi qua mạng
- Có mã của cơ quan thuế hoặc không mã
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
- Dành cho doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ
- Ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, và tiền thuế GTGT
Hóa đơn bán hàng
- Dành cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
- Không có dòng tách thuế GTGT
Hóa đơn đặc thù
Vé tàu, vé máy bay, phiếu thu, tem, thẻ...
3. Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng không phân biệt giá trị hàng hóa hay dịch vụ thì người bán đều phải xuất hóa đơn giao cho người mua kể cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo, trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hay trả thay lương…
➤ Trước ngày 01/11/2020:
- Đối với hóa đơn giấy: gồm hóa đơn đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế (CQT);
Khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng theo từng lần bán thì người bán không cần phải lập hóa đơn, chỉ cần lập bảng kê bán lẻ, dịch vụ nếu người mua không yêu cầu xuất hóa đơn. Nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn thì người bán bắt buộc xuất hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC; - Đối với hóa đơn điện tử: Người bán phải xuất hóa đơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ cung ứng từ 200.000 đồng trở lên cho dù người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc giá trị hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 200.000 đồng mà người mua yêu cầu xuất hóa đơn (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC).
➤ Sau ngày 01/11/2020:
Các doanh nghiệp không được phép in ấn, phát hành hóa đơn giấy, nếu như còn hóa đơn giấy thì có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Khi bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán đều phải lập hóa đơn cho người mua. Vì 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 4 Khoản 1 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định.
➨ Do đó, kể từ ngày 01/11/2020 các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh khi bán hàng, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định và ghi đầy đủ nội dung không phân biệt giá trị của từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng như không phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không.
Doanh nghiệp không xuất hóa đơn sẽ bị phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Từ 500.000 đồng - 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định về bán hàng hay cung ứng dịch vụ đối với hàng hóa khuyến mại, biếu, tặng, hàng mẫu…;
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (trừ hành vi quy định trên).
II. Các trường hợp không xuất hóa đơn
1. Trường hợp không xuất hóa đơn theo Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC
1.1. Xuất hàng hóa cho đơn vị phụ thuộc, chi nhánh
Hàng hóa điều chuyển cho các bộ phận nội bộ, cơ sở hạch toán phụ thuộc thì không xuất hóa đơn mà dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra, đối chiếu được số liệu giữa các bên, có thể ghi giá trị hoặc không.
1.2. Hàng giao đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Hàng hóa giao cho bên nhận làm đại lý bán đúng giá để hưởng hoa hồng thì bên giao không cần viết hóa đơn khi xuất hàng giao đại lý mà dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động. Cuối tháng, dựa vào số liệu của bên nhận đại lý, lúc này bên giao mới xuất hóa đơn để thanh toán phần hoa hồng mà đại ký được nhận.
1.3. Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị phụ thuộc trong tập đoàn
Giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một đơn vị khi hợp nhất, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tài sản được điều chuyển cần có lệnh điều động hoặc quyết định điều chuyển kèm theo hồ sơ hình thành tài sản đó.
1.4. Cá nhân không kinh doanh mà góp vốn bằng tài sản vào công ty
Cá nhân hay tổ chức không kinh doanh mà góp vốn vào công ty TNHH hay công ty cổ phần bằng tài sản thì chỉ cần biên bản chứng nhận góp vốn và biên bản giao nhận tài sản.
2. Trường hợp không cần xuất hóa đơn theo Thông tư 219/2013/TT-BTC
2.1. Các khoản tiền thưởng, hỗ trợ, bồi thường, thu tài chính (như lãi chậm trả, cổ tức, bồi thường bảo hiểm)
Ví dụ: Công ty A nhận được tiền bồi thường hợp đồng từ công ty B, do công ty B vi phạm hợp đồng, công ty A sẽ không phải xuất hóa đơn mà chỉ cần lập phiếu thu, số tiền đó không kê khai tính nộp thuế GTGT nhưng phải kê khai và tính nộp thuế TNDN. Còn công ty B thì lập phiếu chi và chi tiền.
2.2. Cá nhân, tổ chức không kinh doanh mà bán tài sản
Ví dụ: Bà C không tham gia kinh doanh, có xe ô tô giờ bán cho ông A, thì bà C không cần xuất hóa đơn cho việc bán ô tô đó.
2.3. Chuyển nhượng dự án để tiếp tục sản xuất kinh doanh
Ví dụ: Công ty A đầu tư dự án điện mặt trời, đã hoàn thành 80% tiến độ tuy nhiên do công ty A đang thiếu hụt vốn, gặp khó khăn, công ty A bán lại dự án này cho công ty C. Thì công ty A không cần xuất hóa đơn, chỉ cần làm hợp đồng chuyển nhượng dự án.
2.4. Điều chuyển tài sản giữa các thành viên phụ thuộc vào mục đích kinh doanh
Tài sản cố định đã sử dụng và trích khấu hao khi điều chuyển cho các đơn vị phụ thuộc thì không cần xuất hóa đơn
2.5. Góp vốn bằng tài sản để thành lập công ty
Cá nhân không kinh doanh muốn góp vốn vào doanh nghiệp thì chỉ cần có biên bản giao nhận tài sản góp vốn.
2.6. Hàng hóa xuất giao đại lý bán đúng giá
Bên giao cho đại lý sẽ dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay cho hóa đơn để xuất gửi cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.
3. Các trường hợp không xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
Các trường hợp dưới đây không cần xuất hóa đơn mà chỉ cần lập bảng kê số 01/TNDN:
- Hàng hóa là nông sản, thủy sản, hải sản do người trực tiếp đánh bắt bán ra;
- Các sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, sọ dừa, vỏ dừa, rơm… hoặc các nguyên liệu tận dụng từ các sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
- Đất, đá, cát, sỏi của cá nhân, hộ gia đình tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh có mức thu dưới ngưỡng cho phép là 100 triệu đồng/năm.
4. Trường hợp không xuất hóa đơn theo Thông tư 119/2014/TT-BTC
Các trường hợp này không cần lập hóa đơn mà chỉ cần lập bảng kê:
- Hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất kinh doanh;
- Cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định để phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT;
- Máy móc, thiết bị cho vay/mượn nếu có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp.
III. Thời gian, thời điểm xuất hóa đơn
1. Đối với hàng hóa
Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng và quyền sử dụng hòa hóa cho bên mua không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu xuất hóa đơn nhiều lần thì mỗi lần giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị, số lượng hàng giao tương ứng.
2. Đối với dịch vụ
Là thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ không biết đã thu hay chưa thu tiền. Nếu thu tiền trước thì lập hóa đơn vào thời điểm thu tiền.
3. Đối với xây lắp, xây dựng
Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, hoàn thành lắp đặt không biết đã thu hay chưa thu tiền…
4. Đối với điện, nước sinh hoạt, truyền hình, viễn thông
Không quá 7 ngày kể từ ngày ghi số điện, số nước trên đồng hồ tiêu thụ hoặc ngày kết thúc việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình theo hợp đồng
5. Xuất khẩu
Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao hàng hóa cho người mua, còn thời điểm xác định doanh thu để tính thuế là ngày hoàn tất thủ tục trên tờ khai.